Комплексная система учета инкассации

Федеральная розничная сеть

Задача

«У нас есть три вида инкассации: перевод на карту менеджера, банковские инкассаторы и силами наших логистов. Нужна четкая система отслеживания движения денежных средств на всех этапах.»

Решение

Мы разработали и внедрили в 1С централизованную систему управления инкассацией, которая покрывает все три сценария и обеспечивает сквозной контроль над движением денежных средств.

Что мы сделали:

  1. Установили правила для каждого магазина:

    • В карточке каждой торговой точки можно выбрать один из трех типов инкассации: на карту, силами логиста или банковскими инкассаторами.

    • В зависимости от выбранного типа, в Рабочем Месте Кассира (РМК) открывается специальная форма с нужными полями.

  2. Автоматизировали каждый сценарий:

    • Перевод на карту: Кассир указывает сумму и выбирает ответственного сотрудника из списка. На этом всё — система зафиксировала факт передачи ответственному лицу.

    • Банковские инкассаторы: Кассир указывает сумму и номер банковского баула. Система фиксирует, что деньги «переданы банку».

    • Инкассация логистом (самый сложный сценарий):

      • Кассир упаковывает деньги в пронумерованный запаянный пакет, указывает в 1С его номер и сумму.

      • Когда логист приезжает в магазин, кассир называет номер пакета.

      • Логист через Telegram-бота (удобно и не требует установки доп. ПО) вводит этот номер.

      • Система в реальном времени проверяет:

        • Действителен ли этот номер пакета?

        • Является ли сотрудник действующим логистом (есть ли у него допуск)?

        • Совпадает ли геолокация логиста с адресом магазина?

      • После успешной проверки в РМК кассира появляется сообщение «Пакет можно передать».

      • Система автоматически создает документ «Инкассация: Передано логисту» со статусом «Принято».

  3. Внедрили финальную приемку в офисе:

    • Бухгалтер в отдельной форме в 1С указывает номера пакетов, которые привез логист.

    • Система автоматически находит все соответствующие документы и меняет их статус на «Передано в бухгалтерию», завершая цепочку.

  4. Создали единую точку истины — отчет:

    • Появился отчет, который показывает все движения денежных средств в реальном времени:

      • Какие суммы и на чьих картах.

      • Какие пакеты с номерами и суммами сейчас в пути у конкретного логиста.

      • Что уже передано в банк.

Результат

  • Полная прозрачность и контроль: Руководство и бухгалтерия в любой момент видят, где находятся все деньги компании, исключены потери и недопонимание.

  • Ликвидированы риски при работе с логистами: Процесс передачи стал строго формальным и контролируемым. Нельзя передать пакет не тому человеку или несуществующий пакет.

  • Автоматизация учета: Исчезла необходимость вести учет вручную в таблицах. Все данные аккумулируются в 1С автоматически.

  • Ускорение процесса: Кассиры и логисты тратят на передачу средств считанные минуты, а не выясняют отношения по телефону.

  • Удобство для полевых сотрудников: Использование Telegram-бота сделало процесс простым и интуитивным для логистов, которым не нужно быть экспертами в 1С.

Заключение:

Мы заменили хаотичный, рискованный и непрозрачный процесс на строгую, автоматизированную и полностью контролируемую систему. Это решение не только исключило финансовые риски и сэкономило массу времени, но и дало бизнесу беспрецедентный уровень управляемости одним из самых критичных процессов — движением денежных средств.

Вернуться к кейсам